sexta-feira, 18 de setembro de 2009

Fechamento do mês...a corrida para o ouro !

A cena é comum em grande parte das empresas. Final do mês chegando e começa o corre-corre da equipe de vendas para "atingir a quota". Pressão por parte da "chefia", tensão nos vendedores, stress nas áreas de suporte... e o cliente, muitas vezes sem assistência. O sufoco passa, começamos um novo mês e depois de 28, 29 dias, tudo se repete...

Esta situação nos remete ao velho dilema de quem nasceu primeiro o ovo ou a galinha, ou seja, as metas são fechadas apenas no final do mês porque o cliente só quer comprar neste período ou o cliente só compra neste período porque no mês passado o estocamos para os primeiros 20 dias ?

Esta prática torna-se um circulo vicioso e negativo, pois a concentração de um volume grande de vendas proporciona custos extras à estrutura das empresas. Entre tantos transtornos causados por esta prática, procurei listar os principais;
  • o acúmulo de pedidos no final do mês sobrecarrega os processos e consequentemente as áreas de apoio, que muitas vezes necessitam realizar horas extras para dar conta dos pedidos, aumentando no final o custo das vendas;
  • pressionados pelo prazo, os vendedores tendem a conceder mais descontos, reduzindo assim, a margem de lucro e pior, estabelecendo uma nova base inferior para iniciar as negociações no próximo mês;
  • impactos no inventário são inevitáveis. O custo de manter os produtos no estoque ao longo do período para despachá-los apenas nos últimos dois-três dias de cada mês, é um componente importante se analisarmos o aspecto financeiro do custo de mercadoria em estoque.
  • concentração de volumes no final do mês aumentam a probabilidade de termos um "BO", sigla tirada da expressão "back order" que significa a encomenda de um produto fora de estoque para ser entregue posteriormente. Este cenário é extremamente negativo gerando principalmente uma insatisfação ao cliente que necessita do produto.
  • a pressão do fechamento de grande volumes gera um stress e por muitas vezes, conflitos entre as áreas e profissionais, desgastando as relações e criando muitas vezes animosidades que impedem um bom fluxo do trabalho.

A solução não é simples e deve ser encarada como um processo. A primeira e mais importante decisão é a de romper com este ciclo. Para isto, deve-se ter em mente que as metas deverão ser sacrificadas por alguns meses para que os níveis de estoque sejam normalizados ao longo do período. Outra importante ação é a prática do planejamento de vendas, não apenas no volume mensal, mas dentro da demanda do cliente. Neste caso, a acuracidade deve ser incentivada inclusive como um indicador de performance da equipe de vendas.

O plano de ação para ajuste desta realidade envolve múltiplos fatores, que vão desde questões operacionais como as citadas até as de caráter comportamental. Voltaremos a este tema em outro momento!

6 comentários:

Graziela P. disse...

Muito Bom Pappini.
Como sempre excelente texto com temas relevantes.
Graziela P.

Ari Rodrigues disse...

O duro é conseguir quebrar este ciclo internamente. A pressão da empresa em manter as vendas mês a mês gera este ciclo.
Ótimo tema !

Anônimo disse...

Olá Pappini, ainda não sou seu aluno, mas em breve serei. MKT Pessoal, sobre seu texto é algo muito complexo, pois para o mercardo onde trabalho o ciclo é trimestral, sendo que o ultimo mes representa 80% das vendas e o numero se fecha sempre nos ultimos dias do mes. Os clientes já sabem que neste periodo consegue melhores condições. Abs. Marcos Cavalcante

André Liamas disse...

Pappini, excelente abordagem sobre este tema muito desafiador. Concordo que essa idéia tem que ser comprada por toda a empresa, o sacrifício é inevitável, porém, os benefícios conseguidos com esta estratégia são enormes. Isso passa também, pelo envolvimento dos clientes no processo, negociando reduções de estoque planejadas, torca de informações, etc... Mais de uma vez pude vivenciar este tipo de processo, é trabalhoso, requer negociações internas e externas intensas, mas, o resultado final é muito bom. Abraços.

Pappini disse...

Pessoal, obrigado pelos comentários. Todos muito pertinentes e realistas. Sem dúvida este tema é desafiador e presente em boa parte das empresas !
Quanto a questão em específico do Marcos Cavalcante, as alternativas às empresas com fechamentos trimestrais acaba sendo praticamente as mesmas, apenas com uma extensão maior do prazo. Entender a demanda do seu cliente será um ponto fundamental para traçar as metas de fechamento mensal dentro do objetivo trimestral...abraço !

Telma disse...

Bom, acho então que já comecei pelo caminho correto! Normalmente tenho os finais de mês muito tranquilos, pois desde o ínicio, onde tive grandes líderes e "professores", tenho já no meio do mês, a minha previsão de fechamento ( em geral com metas atingidas) muito próxima da que vai se efetivar. Acredito com todas as forças que vale a pena investirmos no decorrer do mês e nunca deixar para o final dele.