segunda-feira, 21 de setembro de 2009

Profissional checklist !

Em recente conversa com um grupo de alunos de MBA discutimos a necessidade de nos desvincularmos de alguns padrões pré-concebidos e principalmente dos famosos "checklists" que são impostos pelas "chefias" ou ainda pelas "políticas da empresa".

Processos fazem parte de qualquer instituição e as relações de poder nas empresas muitas vezes impedem de atuarmos com mais, digamos, liberdade. A favor desta postura mais rígida, temos algumas dezenas de casos onde empresas com baixo nível de políticas pré-estabelecidas foram levadas a falência ou quase lá em virtude de práticas equívocadas, abusivas e até mesmo desonestas de seus funcionários. Temos que considerar também, que um bom processo é aquele implantado para reduzir custos, ganhar tempo, aumentar a competividade da empresa e a satisfação dos clientes, portanto, algo produtivo e necessário.

O questionamento aqui é de forma individual. Não podemos simplesmente nos esconder atrás de um processo ou de um "nós sempre fizemos assim". Na área comercial, um vendedor que pratique apenas o "manual" está fadado ao fracasso. Mercados competitivos e clientes exigentes tornam imperativo uma postura mais proativa dos profissionais de vendas.

Portanto, toda vez em que você fizer "apenas a sua parte no processo" sem se atentar ou ainda, fazendo vistas grossas para o que realmente seja necessário fazer e que eventualmente não esteja contemplado, cuidado, de tanto se esconder você poderá não mais ser encontrado.

sexta-feira, 18 de setembro de 2009

Fechamento do mês...a corrida para o ouro !

A cena é comum em grande parte das empresas. Final do mês chegando e começa o corre-corre da equipe de vendas para "atingir a quota". Pressão por parte da "chefia", tensão nos vendedores, stress nas áreas de suporte... e o cliente, muitas vezes sem assistência. O sufoco passa, começamos um novo mês e depois de 28, 29 dias, tudo se repete...

Esta situação nos remete ao velho dilema de quem nasceu primeiro o ovo ou a galinha, ou seja, as metas são fechadas apenas no final do mês porque o cliente só quer comprar neste período ou o cliente só compra neste período porque no mês passado o estocamos para os primeiros 20 dias ?

Esta prática torna-se um circulo vicioso e negativo, pois a concentração de um volume grande de vendas proporciona custos extras à estrutura das empresas. Entre tantos transtornos causados por esta prática, procurei listar os principais;
  • o acúmulo de pedidos no final do mês sobrecarrega os processos e consequentemente as áreas de apoio, que muitas vezes necessitam realizar horas extras para dar conta dos pedidos, aumentando no final o custo das vendas;
  • pressionados pelo prazo, os vendedores tendem a conceder mais descontos, reduzindo assim, a margem de lucro e pior, estabelecendo uma nova base inferior para iniciar as negociações no próximo mês;
  • impactos no inventário são inevitáveis. O custo de manter os produtos no estoque ao longo do período para despachá-los apenas nos últimos dois-três dias de cada mês, é um componente importante se analisarmos o aspecto financeiro do custo de mercadoria em estoque.
  • concentração de volumes no final do mês aumentam a probabilidade de termos um "BO", sigla tirada da expressão "back order" que significa a encomenda de um produto fora de estoque para ser entregue posteriormente. Este cenário é extremamente negativo gerando principalmente uma insatisfação ao cliente que necessita do produto.
  • a pressão do fechamento de grande volumes gera um stress e por muitas vezes, conflitos entre as áreas e profissionais, desgastando as relações e criando muitas vezes animosidades que impedem um bom fluxo do trabalho.

A solução não é simples e deve ser encarada como um processo. A primeira e mais importante decisão é a de romper com este ciclo. Para isto, deve-se ter em mente que as metas deverão ser sacrificadas por alguns meses para que os níveis de estoque sejam normalizados ao longo do período. Outra importante ação é a prática do planejamento de vendas, não apenas no volume mensal, mas dentro da demanda do cliente. Neste caso, a acuracidade deve ser incentivada inclusive como um indicador de performance da equipe de vendas.

O plano de ação para ajuste desta realidade envolve múltiplos fatores, que vão desde questões operacionais como as citadas até as de caráter comportamental. Voltaremos a este tema em outro momento!