Quanto vale uma reunião de vendas ?

Uma das atividades rotineiras na área comercial é a realização de reuniões de equipe. Estes encontros vão desde os mais formais como a convenção de vendas até os operacionais, onde se busca um alinhamento tático e definições de curto prazo.

Mais será que todas as reuniões são necessárias e mais ainda, produtivas ? Qual o valor de cada reunião considerando uma relação custo x benefício vantajosa ? Poderiam ser utilizados outros meios para atingir o objetivo proposto sem precisar reunir toda a equipe?

A proposta deste post não é elencar um conjunto de regras para realização de uma reunião eficiente mas sim nos concentrar na essência desta atividade e o que a leva a ter sucesso ou fracasso indiferente do seu tamanho ou duração.

Em primeiro lugar, o objetivo do encontro tem que estar claro e disponível de forma prévia para todos os participantes, destacando inclusive se será necessário que eles levem algum material ou coletem alguma informação específica no mercado.

A confecção de uma agenda é a base. Todos os temas a serem abordados devem estar contemplados e os horários previstos devem ser factíveis com o conteúdo a ser apresentado.Não se esqueça de planejar os períodos de intervalo e almoço. O cumprimento do horário é um fator fundamental para o sucesso pois demonstra não só organização e disciplina ao grupo, mas principalmente, porque maximiza o tempo de todos e facilita o atingimento dos resultados esperados da reunião.

Durante o encontro, utilize os recursos audiovisuais mais adequados e principalmente uma comunicação assertiva e ao mesmo tempo democrática, possibilitando a todos opinarem e compartilharem suas idéias e sugestões. Lembre-se, reuniões de vendas não são e não podem ser monólogos de gerentes ou diretores !

Ao final, faça um resumo do que foi discutido, proposto, e convencionado. O alinhamento solidificará o resultado da reunião e reforçará a implementação das novas estratégias e ações no dia-a-dia no campo.

Ah... não se esqueça ainda que uma boa dose de humor e alegria ajuda a administrar eventuais tensões e inseguranças do grupo, facilitando a comunicação entre o time e a obtenção de soluções e alternativas em conjunto. Boa reunião e bom trabalho !

Efetividade, Eficácia e Eficiência !

Recebo semanalmente de cinco a dez mensagens eletrônicas sobre treinamentos na área comercial, onde o principal enfoque é o incremento de produtividade da força de vendas. O que mais me chama atenção é a mistura de conceitos que encontramos nestas propostas. Produtividade com efetividade, eficiência com eficácia, sem contar os famosos passos para o sucesso.

Ao falar de produtividade na área comercial, é inevitável abordarmos, mas esclarecermos os temas de eficiência, eficácia e efetividade. Na prática, efetividade é o ato ou efeito de ser efetivo, ou seja, a partir do momento que o vendedor rompe a inércia e realiza o trabalho que tem que ser feito, ele é efetivo. Em um exemplo clássico, todos os vendedores possuem uma média histórica de visitação no seu cadastro de clientes. Ao realizar e manter esta média histórica, ele está sendo efetivo, ou seja, está fazendo o básico da atividade que a empresa espera de um profissional em sua função. Mas será que ele está sendo eficiente e eficaz?
Se o vendedor do exemplo acima mantém a efetividade em suas ações (no caso a realização das visitas) e consegue também atingir as metas propostas e esperadas pela empresa, ele está sendo também eficaz, ou seja, cumpre não só com as atividades, mas também com os resultados esperados. Mas isto ainda não satisfaz a expectativa quanto ao aumento de produtividade, que no mundo moderno, é traduzido por eficiência.

Podemos descrever eficiência, como resultado do melhor objetivo atingido dentro da melhor relação de recursos despendido. Um exemplo de eficiência é um vendedor que não apenas mantém um volume constante das vendas como também consegue incrementar este volume, praticando ainda, um desconto menor e um prazo reduzido. Assim, o vendedor está conseguindo vender mais, com uma margem maior e com um impacto positivo no fluxo de caixa da empresa. Isto é ganho de produtividade através da melhora da eficiência.

Como sugestão, um bom exercício para ser feito é listar todas as atividades diárias envolvidas no processo de vendas (efetividade)e esclarecer e mapear os objetivos esperados pela empresa (eficaz). A partir daí, procure identificar quais as variáveis que poderão fazer você ser mais eficiente, ou seja, produzir mais e melhor com menos, que vão desde a forma que você utiliza seu tempo até o nível de desconto concedido.

Pense nisso, ganho de produtividade sustentável só vem com aumento da eficiência, que por sua vez, requer processos e métodos e não apenas força de vontade!